Agile ou cycle en V ? Quelle méthode pour garantir la performance de votre site ?

AMO - Bolero
Article “Agile ou cycle en V ? Quelle méthode pour garantir la performance de votre site ?” de Donatienne LeFort 

Que celui qui n’a jamais vécu de projet de refonte ou de création de sites sans dépassement de budget ou glissement de planning lève la main ! Personne ? C’est normal ! La gestion de projet est en réalité une gestion de problème, et cela peut s’appliquer à l’industrie comme à l’informatique.

En gestion de projets digitaux, les irritants sont souvent les mêmes :

  • Des projets “drivés” par un budget et un planning souvent illusoire
  • Des équipes frustrées par une absence quasi totale de ressource qui sont souvent catapultées sur des missions pour lesquelles elles manquent de formation et de connaissance sur l’ensemble des sujets digitaux
  • Une carence de réalisme dans la mise en oeuvre de la vision stratégique
  • Un “gap” entre l’ambition de la direction et les capacités des équipes à produire

Le résultat est sans appel, des projets dont le planning et le budget sont souvent dépassés, une hiérarchie insatisfaite et des équipes exsangues …Tout cela pour le plus grand bonheur de prestataires devenus des marathoniens de la facturation à rallonge !

Qu’il s’agisse de la méthodologie séquentielle type cycle en V ou agile, les inconvénients et les bénéfices sont les mêmes. En effet, si la méthodologie de gestion de projet la plus classique, dite séquentielle (ex cycle en V) permet de verrouiller le planning et le budget, elle ne le fait que de façon illusoire, sans jamais refléter la réalité du rendu final.

En revanche, si la méthodologie agile, permet d’avancer tout en sachant raison garder,  la vision stratégique globale du projet peut vite se déliter, notamment sur la performance SEO à cause d’une approche trop “delivery”. Ainsi, selon Bolero, 2 choses semblent être essentiels dans la réussite de vos futurs projets l’assistance à maîtrise d’ouvrage (AMO) :

  1. Une méthodologie hybride, s’adaptant à l’organisation de l’entreprise, dans lequel le poids de la hiérarchie sera toujours prégnant
  2. Un projet piloté par un tiers de confiance. Pourquoi ? Parce que l’on ne peut pas être juge et parti si l’on veut réussir le déploiement de son projet et garantir la performance de son site une fois celui-ci mis en ligne.

Transformation digitale

Une méthodologie hybride s’adaptant à tous les types d’organisations

Une méthodologie hybride, c’est une méthodologie qui va prendre en compte la structure top-down des grandes organisations tout en évitant l’effet tunnel. En effet, certaines phases d’un projet sont et seront toujours le pré carré de la direction. C’est le cas de la charte graphique d’un site, de la ligne édito, des messages marketing…. Le top management voudra toujours valider ces étapes cruciales.

Dans une méthodologie type “scrum”, comment gérer cette étape ? Qui est le sponsor ? Peut-on définir un sprint “créa” sachant que cette phase nécessite de nombreuses étapes de validation et ce dans un espace temps contraint par les disponibilités du top management.

C’est pour cela que la  méthodologie de projet digital doit être hybride, dans le sens où elle ne peut pas être appliquée telle quelle. Elle doit s’adapter à la stratégie d’entreprise, au socle technique et fonctionnel mais surtout à son organisation.

De combien de ressources dispose-t-elle ? Sont elles internes ou externes ? Quel type d’agence doit-elle choisir ? Une agence intégrée ou une gérant le contenant et l’autre le contenu ?  Une agence de développement ? Quel type de latitude a-t-elle de la part du top management ? …Bref, tout cela s’identifie et se réfléchit afin d’adopter la manière de faire la plus efficace en prenant le meilleur au sein des existantes.

Ce besoin d’adaptabilité, de flexibilité et d’agilité est, aujourd’hui, devenu primordial tout comme la nécessité d’un socle, de fondations intangibles, défini en amont. En effet, quelque soit le type d’organisation, la bonne réussite d’un projet c’est à dire sans dépassement de budget, ni glissement de planning, dépendra de la base méthodologique mis en oeuvre.

Par exemple, pour toute la phase de conception graphique, fonctionnelle et éditoriale, un MVP, correspondant à la vision stratégique digitale définie suite à la phase d’analyse préalable, doit être validé de façon ferme et définitive par le top management. Ensuite pour la partie se concentrant sur l’aspect créa, UX ou développement, il sera possible d’établir des cycles courts de validation, pour une gestion de projet efficace et pragmatique.

Ces deux phases doivent alors avoir une démarche de performance “SEO oriented” et “analytics” afin d’assurer des reportings et donc une optimisation efficiente, permettant une rationalisation des coûts et du ROI.

AGILE

L’AMO : l’ingrédient qui sublime vos projets

Quand on est dans une équipe projet en charge de le défendre, que l’on soit parti prenante interne ou externe, c’est difficile d’être juge et parti. C’est d’ailleurs le meilleur moyen d’être aveuglé par sa subjectivité et de perdre de vue les objectifs (au niveau planning, budget, technique…) de performance fixée.

Pour régler les divers maux qui peuvent gangréner vos projets, l’AMO agile intervient à 4 étapes stratégiques :

  • Le cadrage
  • La conception
  • Le contrôle
  • L’évaluation

Le Cadrage, la notice de votre projet  

En premier lieu,  l’AMO doit cadrer le projet et ce sur les aspects suivants :

  • Stratégique : l’AMO va  définir le positionnement du site et arbitrer les points “durs” vus au cours de la phase d’analyse préalable. C’est primordiale, le point “dur”, c’est le “caillou dans la chaussure”, c’est ce qui peut remettre en cause le projet à un moment donné, s’il n’est pas validé par le top management ou le sponsor du projet. C’est l’effet boomerang : le projet est lancé sans résolution de ce point, on n’y prête pas attention mais quand cela revient, l’impact peut être dévastateur : dévalidation, glissement de planning, rallonge budgétaire, épuisement de l’équipe.
  • Organisationnelle : l’AMO agile va définir le macro planning, l’équipe projet en interne, en externe ; c’est-à-dire voir qui seront les prestataires en charge de la production de contenus par ex. ou du développement. Elle pourra ainsi organiser les AO / consultations et aura un rôle de “cost killing” pour le client. Elle va également préciser les instances en fonction de l’équipe et de la méthodologie mise en place pour la phase de “delivery” (agile / cycle en V) et le mode de gouvernance le plus efficace en fonction des diverses phases du programme (daily meeting, coproj, copil…).
  • Technique :  l’AMO agile permettra d’avoir une vision claire de l’écosystème technique à mettre en place, du cms choisi, de l’architecture des flux… et si possible une idée de la méthodologie de “delivery”.  
  • Fonctionnel : enfin et c’est le plus important, elle devra définir une liste de fonctionnalités qui pourront être priorisée selon les critères suivants :
    • Must have (obligatoire, réglementaire par ex.)
    • Should have (primordial pour le bon fonctionnement du site)
    • Could have (important mais non prioritaire)
    • Won’t have (non nécessaire pour le moment).

La finalité de cette phase de cadrage est une “roadmap” claire pour l’équipe projet et un cahier des charges pour les prestataires qui vont intervenir. Un moyen simple de fixer vos limites.

La conception et contrôle par l’AMO, un principe de réussite  

En tant que tiers de confiance et garant de la performance, l’AMO doit être en charge de la conception des 5 éléments structurants de la stratégie digitale :

  • L’arborescence  : pour faire matcher la production de contenus avec les attentes et requêtes des internautes identifiés lors de l’étude de marché SEO.
  • Les wireframes SXO : pour donner les pre requis SEO aux UX designers et créa au moment de l’élaboration de la charte graphique
  • Les spécifications SEO : pour cadrer le développement back et front office et mettre en place un socle technico-fonctionnel efficient
  • Les guidelines rédactionnelles : pour indiquer quelles sont les thématiques, mots clés et formats les plus pertinents
  • Les indicateurs de performance : pour suivre les KPI en fonction des objectifs marketing et par conséquent le plan de marquage et la mise en place de dashboards pour le codir, les opérationnels ou les partenaires.

De fait l’AMO doit bien évidemment suivre la production des contenus et le développement du site, en tant que garant de la performance de ce qui est produit, mais aussi contribué.

Véritable clé de voûte du projet, elle est le relais de l’équipe projet et doit pleinement jouer son rôle de tiers de confiance. Elle veille à la bonne réalisation de chaque tâche par les prestataires, assure un contrôle qualité, et ce dans le respect du planning et du budget alloué, et le cas échéant priorise et redéfinit le scope.

Evaluation et évolution, l’après projet en ligne de mire

Enfin dernière étape dans laquelle l’AMO agile a un rôle primordial c’est la réalisation du “run”, soit le projet post mis en ligne. Une fois le projet terminé et lancé au sein de votre écosystème numérique, il faut le promouvoir via des campagnes média ou social media et optimiser sa visibilité sur les moteurs de recherche.

Le site ne peut rester figé. Il doit être animé avec des contenus et évoluer en fonction des divers comportements des internautes qui sont analysés. Ainsi, l’AMO agile doit mettre en place des instances de reporting et former l’équipe projet aux outils permettant d’observer les données collectées. Pour cela l’AMO agile, sera, une nouvelle fois, votre meilleure garantie dans :

  • la mise en place d’instances de reportings et la formalisation de reports (mensuels / trimestriels / annuels) permettant d’optimiser la production de contenus, les campagnes médias, social media et eCRM.
  • la mise en place d’une veille pour identifier des opportunités de prises de paroles et détecter de nouvelles thématiques pour nourrir la stratégie de contenus
  • la formation des équipes projets pour être autonome sur l’animation du site et ses canaux de promotion mais également sur les outils d’analyse de données et de monitoring.

En conclusion, dans vos futurs projets, l’AMO doit obéir à 5 commandements pour devenir un véritable tiers de confiance :

  • Ambition : être exigeant dans ses choix et ses prises de décisions : “qui peut le plus peut le moins” !
  • Transparence : ne pas laisser de place à l’approximation, vecteur d’échec dans le déploiement d’un projet : “si c’est flou c’est qu’il y a un loup” !
  • Alignement : aligner toute l’équipe projet, entre chaque membre, avec les prestataires mais également avec le top management : “one team, one goal” !
  • Stabilité : consolider les bases avant de déployer et de partir en production : “prudence est mère de sûreté” !
  • Autonomie : former l’équipe projet afin de la faire monter en compétence : “Si tu donnes un poisson à un homme il mangera un jour; si tu lui apprends à pêcher, il mangera toujours !”

Chez Bolero, c’est notre expérience de plus de 15 ans en tant qu’ AMO qui nous a permis de définir cette méthodologie de déploiement de stratégie digitale. C’est pour nous l’assurance de vous garantir la meilleure performance grâce à :

  • Une approche “SEO oriented” tout au long de la conception fonctionnelle (SXO) et éditoriale et ce jusqu’à la recette.
  • Une approche data driven, de la définition de vos KPI jusqu’à l’implémentation de votre stratégie analytics et la mise en place de reportings adaptés, pour vous permettre de piloter votre performance et optimiser la production de contenus, vos campagnes médias et eCRM.

Et si vous aussi,  vous passiez des idées à l’action ? Contactez-nous pour vos futurs projet d’AMO !

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